Hiểu được những kiến thức căn bản về BACnet, LonTalk, Modbus chắc chắn sẽ giúp bạn xây dựng được giải pháp tối ưu cho công trình. Ebook "Các chuẩn giao tiếp dùng trong hệ thống BMS, BAS" (tiếng Việt) sẽ cung cấp thêm cho bạn các kiến thức hữu ích. Download miễn phí tại đây

Đừng để trở ngại giao tiếp thông tin trở thành thất bại của bạn

Các kỹ năng và quyết tâm bỏ ra để giao tiếp thông tin hiệu quả hơn chính là điều giúp tách biệt các đơn vị tích hợp hệ thống – integrator lớn và chuyên nghiệp với các đơn vị làm “chỉ vừa đủ tốt”. 

Clear communication is vital to all things that touch your security systems business, and is

Gần đây tôi đã có cơ hội làm việc với 25 kỹ thuật viên và các chuyên viên lắp đặt ở một chương trình mang tên “Kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho các kỹ thuật viên và chuyên viên lắp đặt” trong một chương trình công nghệ vào tháng Năm. Chúng tôi đã dành 100 phút cùng nhau khám phá bằng cách nào mà việc giao tiếp kém có thể phá hủy hoạt động kinh doanh trong nội bộ và dịch vụ khách hàng bên ngoài. Họ làm việc theo nhóm và điều đáng ngạc nhiên xảy ra sau khi họ chia sẻ một số kinh nghiệm với nhau. Họ đã bắt đầu giao tiếp với nhau một cách tích cực và hăng hái!

Bạn có thể nghĩ, “Phải thể hiện các kỹ năng giao tiếp tích cực nào trong thị trường mang tính tập trung?” Câu trả lời là “Tất cả mọi thứ”, nếu bạn đang xây dựng lợi thế cạnh tranh cho việc tích hợp các hệ thống trong thị trường bạn đã chọn. Khách hàng sẽ lắng nghe đội ngũ tuyến đầu của bạn một cách rất cẩn thận. Từng lời nói, ngôn ngữ cơ thể và sự giao tiếp của họ đều khá là có trọng lượng. Chúng có thể tác động đáng kể đến cảm nhận khách hàng đánh giá xem giá trị của các dịch vụ của bạn như thế nào. Và chúng ta đều biết ấn tượng ban đầu là thứ tồn tại lâu dài và khó thay đổi về sau.

Đối phó với khó khăn trong thương trường

Xem nếu bất kỳ tình huống nào sau đây cảm thấy quen thuộc với bạn hoặc nhóm của bạn:

1)     Khách hàng của bạn đã “lẫn lộn hoặc hiểu sai” về những gì mà hệ thống họ mua thực sự có thể làm được (nhận thức, so với thực tế) và họ lấy nó từ các kỹ thuật viên hoặc bạn, là người quản lý.

2)     Một nhà sản xuất cung cấp chương trình đào tạo thiếu bài bản cho các kỹ thuật viên của bạn và họ tự nhận thức thấy trách nhiệm chỉ khi họ đã gặp khách hàng. Điều này xây dựng lòng tin trong công ty của bạn như thế nào?

3)     Các nhân viên bán hàng “quên” đề cập một chút về “một cái gì đó đặc biệt” không được liệt kê trong các giấy tờ ban đầu, để các kỹ thuật viên hoặc chuyên viên lắp đặt ở một vị trí rất khó xử.

4)     Các khách hàng không được đào tạo một cách đúng đắn về cách sử dụng hệ thống báo động, kiểm soát ra vào hoặc hệ thống giám sát video (bên phía họ) và bây giờ đổ lỗi cho công ty của bạn rằng hệ thống bị hỏng hóc.

5)     Đội ngũ chuyên viên lắp đặt chuyên nghiệp và có kỹ năng của bạn đã hoàn thành việc lắp đặt tốt đẹp và khi đến lúc để chỉ dẫn cho khách hàng, chỉ có người lao công xuất hiện. Ngươi lao công đâu có gì để mất, tôi đẩy một cây chổi và lau chùi mọi nơi trong hai năm để trả tiền cho việc học tại trường trung học Catholic của tôi. Nếu nhầm lẫn, xem điều thứ 4 ở trên.

Tất cả các tình huống này minh họa cho SOCP (Giao thức truyền thông dưới mức tối ưu); tiếp tục đọc chuyên mục này và cuối cùng bạn sẽ xây dựng một thư viện ấn tượng các từ viết tắt vô nghĩa. Trên thực tế, điều này là khá quan trọng như tác động của SOCP có thể mang tính quyết định đến danh tiếng của công ty, các giới thiệu truyền miệng và, cuối cùng, ngân sách hoạt động. Vì sự đề phòng sớm của SOCP được khuyến khích, hãy để tôi cung cấp cho bạn một số ví dụ về các triệu chứng hiển hiện để chẩn đoán căn bệnh đáng sợ này. Chúng thường nhắm vào các kỹ thuật viên và các chuyên viên lắp đặt người đối phó với khách hàng không hài lòng:

• “Tôi nghĩ tôi đã nói với bạn về …”

• “Bạn phải biết tốt hơn …”

• “Tại sao bạn không gọi cho tôi …?”

• “Khách hàng nói gì về bạn …”

• “Bạn nói lại gì cho khách hàng …!”

Sự khốn khổ của SOCP là nó có thể lây nhiễm bất kỳ integrator nào và tất cả chúng ta bất cứ nơi nào bất cứ lúc nào.

Việc thông tin liên lạc rõ ràng là rất quan trọng cho tất cả những thứ động đến việc kinh doanh các hệ thống an ninh của bạn, và đặc biệt quan trọng khi bạn cung cấp các giải pháp quản lý kết nối tập trung. Các giải pháp có tính hội tụ rất phức tạp trên quan điểm kỹ thuật. Thực hiện thành công đòi hỏi phải giao tiếp với một loạt các bộ phận khách hàng. CNTT luôn luôn là một đội ngũ quan trọng phải được tham gia sớm và thường xuyên trước, trong và sau khi giải pháp hệ thống được phân phối. Không chỉ làm anh chị em của chúng tôi trong lĩnh vực CNTT nói một ngôn ngữ khác nhau, họ gắn một ý nghĩa và dấu nhấn đặc biệt đến độ chính xác thông tin liên lạc … lần đầu tiên, mọi lúc.

Trong khi các kỹ thuật viên của bạn có thể đọc, nói và viết ngôn ngữ CNTT, sự tinh tế trong việc nó được cung cấp như thế nào có thể làm nên tất cả những sự khác biệt giữa kỳ vọng độ chính xác 99,999% trong thông tin liên lạc và một hệ thống mạng lưới đáng thất vọng chán nản – chuẩn bị ngay cả những điều tồi tệ nhất có thể xảy ra cho tất cả mọi người tham gia!

Xây dựng thành công cao hơn

Bây giờ bạn nhận ra những gì đang bị đe dọa và giả sử bạn muốn có một lời khen ngợi, đội ngũ dịch vụ khách hàng hội tụ mang lại lợi nhuận tốt, chúng ta hãy xem những gì có thể được thực hiện.

Công thức, vâng, có liên quan đến toán học, là 5W + H = $. Trong khi tôi không thể đặt tín dụng cho phần đầu của công thức này như nhà báo đã sử dụng phương pháp này, kết quả là một cái gì đó bạn hoàn toàn phải sở hữu với các dự án của bạn. Một vài hoạt động truyền thông đơn giản sẽ phục vụ tốt cho nhóm và khách hàng của bạn. Sáu bước sau đây sẽ giúp truyền khả năng cho bạn và nhóm của bạn chống lại rủi ro của SOCP và đạt được mục tiêu của một dự án có lợi nhuận.

• Ai tham gia hoặc ảnh hưởng tới dự án này? (Who)

• Vấn đề thực sự chúng ta đang đối phó và giải quyết là gì? (What)

• Khi nào chúng ta phải hành động để giải quyết vấn đề và làm thế nào để có thể nhanh chóng giải quyết được nó? (When)

• Tình trạng này cần phải được giải quyết ở đâu- tại chỗ hoặc tại văn phòng của bạn? (Where)

• Tại sao quan trọng cần phải giải quyết vấn đề này và các tác động là gì? (Why)

• Làm thế nào các vấn đề sẽ được giải quyết, truyền đạt và giải quyết? (How)

Tất cả cộng vào cho đại lượng $ của phương trình, lợi nhuận về cơ bản nhiều hơn, các nhân viên hạnh phúc hơn và khách hàng cảm thấy được hài lòng.

Tại sao giao tiếp có thể trở thành khó khăn

If communication on a project gets away from you, the result is like a snowball starting at the top

Theo thời gian các rào cản khác nhau trong việc giao tiếp có thể phát triển ở cả hai phía bên trong công ty của bạn và phát triển với cả khách hàng của bạn. Nó có thể bắt đầu với một sự giám sát đơn giản, không chủ định thay mặt cho một ai đó bởi vì họ đã vội vàng hoặc gấp rút chỉ để hoàn thành một nhiệm vụ. Thứ hai, khách hàng của bạn vô ý có thể biểu hiện những thách thức để có thể giao tiếp tốt. Những cản trở tiêu cực trong nội bộ của việc giao tiếp tồn tại trong tất cả các công ty và khách hàng của bạn là không hề khác nhau. Còn về khi nào một sự liên lạc đáng tin cậy của khách hàng tiến triển và khó khăn của nó để thiết lập mối quan hệ với người mới? Bạn phải đi xa hơn nữa. Điều đó đòi hỏi việc đào tạo về giao tiếp.

Nếu một dự án nào đó mà việc giao tiếp tuột khỏi tay bạn, kết quả là giống như một quả cầu tuyết lăn từ đỉnh núi. Khi quả cầu tuyết bắt đầu lăn xuống dốc, cẩn thận! Nó có thể phát triển không tương xứng với tốc độ đáng sợ và dẫn đến phá hủy thực sự cả ngôi làng  khách hàng ở phía dưới, cũng như danh tiếng của bạn. Ngay cả khi những nỗ lực được thực hiện để sửa chữa sự hiểu lầm, thiệt hại thường có thể kéo lâu trong một thời gian dài. Bạn nên làm gì với tình trạng này?

Bắt đầu bằng việc quan sát công ty của bạn giao tiếp trong quá trình kinh doanh hàng ngày như thế nào. Bao nhiêu thời gian quản lý hoặc giám sát được bỏ ra cho việc giải quyết các vấn đề giao tiếp nội bộ? Có phải là những vấn đề mang tính hệ thống và chúng có tạo ra thời gian tiêu hao từ các hoạt động hiệu quả hơn? Tiến hành họp mặt nhóm để thảo luận về các yếu tố, thành phần chính phải đối mặt trong việc thực hiện công việc của mình hiệu quả hơn. Hỏi mọi người ba điều khó chịu nhất là gì trong việc thực hiện công việc của họ. Phân tích các câu trả lời không thiên vị và tìm kiếm những nguyên nhân thực sự. Nó là quá trình bị điều khiển, người bị dẫn động hay khách hàng bị dẫn động? Sau đó mang bộ phận đứng đầu với nhau để thảo luận về phát hiện của bạn và động não tìm giải pháp có thể. Cuối cùng, thời gian bạn bỏ ra về vấn đề giao tiếp sai lầm không xảy ra qua đêm và cũng sẽ không còn là giải pháp của bạn.

Sự thống trị, sai khiến, khuất phục và tuân thủ (DISC) ​​và các đánh giá giao tiếp khác có thể có lợi trong việc giúp đội trở nên tự ý thức được điểm mạnh và điểm yếu của họ, thường là bước đầu tiên trong việc sửa chữa SOCP. Phương pháp này là rẻ tiền và trả cổ tức rất lớn.

Thừa nhận quả bóng tuyết giao tiếp của bạn và cùng nhau chúng ta có thể ngăn chặn các SOCP tiêu cực trong các con đường của mình.

Paul Boucherle, Chuyên gia bảo vệ được chứng nhận (Certified Protection Professional – CPP) và Chuyên viên huấn luyện Sherpa được chứng nhận (Certified Sherpa Coach – CSC), là người đứng đầu của Canfield, Matterhorn Consulting trụ sở tại Ohio (matterhornconsulting.com). Ông có hơn 30 năm kinh nghiệm phong phú về ngành công nghiệp an ninh và an toàn, và có thể theo dõi trên Twitter tại swissherpa@twitter.com.

 

Để lại Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

FREE DOWNLOADS!
Chúng tôi hiện có nhiều Ebook (cả tiếng Anh lẫn tiếng Việt) liên quan đến các lãnh vực điều khiển chiếu sáng, HVAC, Security, BMS, Tiết Kiệm Năng Lượng...cũng như các Tools, Software, Reports...Tất cả đều có thể DOWNLOAD MIỄN PHÍ. Bạn có muốn xem qua?
Free Ebook
NEW EBOOK
Nhiều E-book mới, hay, hữu ích và miễn phí download chúng tôi vừa mới chia sẻ trong kho Resource. Bạn có muốn xem qua?